Processo de lançamento de contas a pagar, incluído agrupamento de contas de uma mesma fatura para pagamento via Borderô

Processo de lançamento de contas a pagar, incluído agrupamento de contas de uma mesma fatura para pagamento via Borderô





Segue abaixo o passo a passo para o processo de lançamento de contas a pagar incluído agrupamento de contas de uma mesma fatura  para pagamento via Borderô.  

Neste manual também está descrito o processo de lançamento da diferença de crédito e débito no boleto do inquilino.


Resumo do processo (regra de negócio)


Quando a imobiliária é responsável pelo gerenciamento de contas a pagar do imóvel, ela realiza o pagamento das faturas, repassa a cobrança ao locatário e apresentar prestação de contas a proprietário.

Neste mesmo processo temos duas situações:


  • Lançamento separado de cada item da composição de arrecadação de uma fatura e pagamento agrupado de todos os itens desta fatura:

Neste caso, temos uma fatura com mais de uma taxa em sua composição de arrecadação. Cada uma dessas taxas deve ser lançada separadamente, ou seja, não deve ser feito apenas um lançamento com o valor total da fatura, pois nos recibos, boletos, relatórios e extratos os valores devem estar descriminados.

Entretanto, o pagamento deve ser feito via código de barras normalmente (agrupando todas as taxas lançadas separadamente em apenas um registro)


  • Lançamento da diferença de históricos: 

Neste caso, é preciso lançar no boleto do locatário o valor da fatura antes que ela esteja na Imobiliária. Por tanto, é lançado um valor baseado na fatura do mês anterior e no mês seguinte é lançado um valor de diferença como crédito ou débito para o locatário.


  1. Habilitar a funcionalidade “Encargos”:

Acesse o menu Configurações > Financeiro > Contas a Pagar > Configurações Avançadas e ative a opção Utilizar Encargos.

Para tornar o processo mais automático ative também a opção Lançar encargos automaticamente no momento da baixa.




  1. Configurar os encargos da empresa:

No Imobiliária21 é possível realizar o cadastro padrão dos encargos utilizados para os imóveis em geral da empresa.

Todos os imóveis cadastrados herdam estes encargos, mas é possível realizar ajustes em cada cadastro de imóvel. 

Para cadastrar os encargos da empresa acesse o menu Configurações > Configurações de Contas > Cadastros de Encargos.



  1. Cadastro dos encargos dos imóveis:


Ao cadastrar um novo imóvel os encargos da empresa serão automaticamente herdados, sendo possível alterá-los baseando-se nas particularidades do imóvel em questão. É possível também, cadastrar um encargo diretamente no imóvel.





3.1) Edição do encargo de um imóvel


Caso o valor do encargo seja fixo, será possível registrá-lo já no cadastro de encargo e o sistema irá lançá-lo mês a mês (conforme regras da funcionalidade de encargos). O lançamento é gerado a partir da baixa do lançamento do mês referência anterior.


Por outro lado, caso o valor seja variável, ele deverá estar zerado no cadastro do encargo.






Obs.: Para o caso de faturas como a de condomínio que são compostas por mais de uma taxa, cada taxa deverá ser cadastrada como um encargo diferente.


  1. Lançamento do primeiro encargo (processo do setor de contas a pagar):


Caso estes encargos sejam herdados da configuração da empresa, os lançamentos do primeiro mês de cada encargos são feitos automaticamente pelo sistema no momento do cadastro do imóvel. 


Caso contrário, o lançamento deverá ser feito manualmente pelo menu Lançamentos > Conta a pagar > Pesquisa e Lançamento de Encargos.


Selecione o imóvel e clique em inserir:

 












  1. Lançamento dos próximos encargos (processo do setor de contas a pagar):


Mediante a configuração feita no tópico 1, os próximos lançamentos de encargos são realizados automaticamente após o recebimento (baixa) do anterior. 


  1. Configuração do plano histórico


Para trabalhar com o lançamento automático das diferenças de históricos será necessário cadastrar dois novos históricos, um para estorno de crédito e outro para débito. Ambos devem ser associados no cadastro do histórico para qual o sistema deverá lançar a diferença.


Exemplo:


O boleto do condomínio contém na composição de arrecadação as taxas condominial, água e fundo de reserva.


Para cada um dos históricos listados deverão ser criados dois, sendo um para o estorno de crédito e outro para o de débito.




  1. Faturamento dos contratos (processo do setor de contas a receber):


Deverá gerado o aluguel através do menu Movimentações > Gerar aluguel.


Para o exemplo citado no início, seriam gerados os lançamentos conforme imagem abaixo:







  1. Edição do valor dos lançamentos dos boletos que chegaram na Imobiliária (processo do setor de contas a pagar):

Supondo que o boleto do condomínio chegou na imobiliária, deve ser feito o vínculo do código de barras e o valor da conta já será atualizado para o correto. 

Este passo deve ser realizado pelo menu 
Lançamentos > Conta a pagar > Pesquisa e Lançamento de Encargos.



Obs.: Seguindo o exemplo do boleto do condomínio contém na composição de arrecadação as taxas condominial, água e fundo de reserva, deve ser feito o vínculo do código de barras e a edição do valor para cada um dos encargos.


  1. Faturamento dos contratos no próximo mês (processo do setor de contas a receber):

Ao gerar o aluguel do próximo mês o estorno será lançado automaticamente: se o valor da diferença for maior do que foi cobrado ao locatário será lançado o estorno de débito e se for menor será lançado o de crédito.





  1. Pagamento das faturas via Borderô Eletrônico


Nesta etapa será feita o envio das contas a pagar lançadas para o modulo Group Borderô. Neste modulo é possível que os responsáveis realizem aprovações e gerem os arquivos de pagamentos de acordo com os layouts bancários.




Exemplo: Encargos lançados (todos pertencem a uma única fatura).


  • Gerar lote de pagamento no Imobiliária21 (não obrigatório)

O sistema permite agrupar os lançamentos de conta a pagar em lotes para facilitar a identificação dos pagamentos.




O lote pode ser gerado através do menu Lançamentos > Contas a Pagar > Lote Lançamento. Para cada lote gerado é possível realizar uma conferência ou aprovação. Caso utilize esta opção, somente lançamentos conferidos poderão ser enviados para pagamento.




  • Exportar lote/lançamentos para o Group Borderô

Através do menu Integração > Group Borderô > Exportação Borderô deve ser feita exportação dos lançamentos para o modulo de pagamentos. 


Importante: Nesta exportação todos os lançamentos que possuem o mesmo código de barras serão agrupados em um único registro.




  • Selecionar os lançamentos no Group Borderô informando a conta corrente de pagamento

Nesta etapa o sistema identifica a forma de pagamento (DOC, TED, Crédito em conta corrente, impostos etc.) e o usuário deve informar qual será a conta corrente para pagamento.

Menu Borderô Eletrônico > Seleção de Contas a Pagar:




  • Realizar um ou mais níveis de aprovações no Group Borderô (não obrigatório)

Opção que deve ser configurada caso seja necessário mais de um nível de aprovação.


Menu Borderô Eletrônico > Aprovação de Pagamentos:



  • Gerar arquivos de remessa de pagamentos no Group Borderô

Menu Borderô Eletrônico > Envio de Pagamentos:



  • Processar os arquivos de retorno dos pagamentos enviados ao banco no Group Borderô.

Menu Borderô Eletrônico > Retorno de Borderô de Contas a Pagar:





  • Baixar automaticamente os lançamentos no Imobiliária21.

Menu Lançamentos > Contas a Pagar > Baixa Arquivo de Retorno.








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