O que é a assinatura Eletrônica de documentos?

A Assinatura Eletrônica equivale a uma assinatura de próprio punho. É uma tecnologia que utiliza criptografia e vincula um certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, dá garantias de integridade e autenticidade à assinatura. 

Com a Assinatura Eletrônica, sua empresa elimina o processo manual de coleta de assinaturas, a remessa física de documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando os processos e agilizando substancialmente a formalização dos documentos. As principais vantagens da assinatura eletrônica de documentos são: redução de custos, agilidade, segurança. 

Requisitos para utilizar a funcionalidade assinatura digital no Imobiliária21 

Para utilizar a funcionalidade de envio de documentos para assinatura eletrônica a partir do Imobiliária21 é necessário que o usuário tenha um conta na ClickSign vinculado a Group Software. 

Dados necessários para conexão com o Imobiliária21 

Após o cadastro da conta com a Group Software será disponibilizado uma URL e um Token para efetuar as configurações no Imobiliária21.

Utilizando a assinatura digital no Imobiliária21

O Imobiliária21 deve ser atualizado para a versão 23.67/ 10.4.63.00 ou superior. 

Após marcar a opção Utilizar assinatura Eletrônica será necessário fechar e reabrir novamente o sistema. 

Observação: para habilitar esta opção entre em contato com o suporte.

Ao reiniciar o Imobiliária21 uma nova opção no menu Integrações relativo à assinatura digital aparecerá. 

Acesse o menu Integrações > Assinatura Eletrônica > Configurações.

Nessa tela insira a URL e o Token que foi repassado.

O campo Url deve ser preenchido com o que foi fornecido pela Group Software. Essa informação é o link de produção da ClickSign. 

O campo Token deve ser preenchido com o que foi fornecido pela Group Software. Essa informação é a identificação da conta do usuário junto ao serviço de envio de documentos para assinatura eletrônica e serve para que o Imobiliária21 identifique tal conta. 

Após preencher corretamente os dados, clique em Gravar. A seguinte mensagem será exibida ao gravar:

Após clicar em Sim os dados da conta do usuário na ClickSign serão gravados no Imobiliária21.

O processo de vinculação da conta ClickSign ao Imobiliária21 ocorre apenas uma vez para a conta cadastrada.

Realizando o envio de documentos via Imobiliária21 

Para realizar o envio de documentos, acesse o menu Processos > Envelope – Assinatura Eletrônica. Nesta tela será possível escolher se o documento enviado é um contrato de locação ou um contrato de imóvel, assim como o documento e o assunto que será enviado junto ao documento por e-mail. 

Exemplo de envio de documento de Contrato de Locação/Contrato de Imóvel

Como pode-se observar pelo exemplo acima, o processo é bem simples. Caso o documento se trate de um contrato de locação, basta selecionar a origem de documento Contrato, preencher o número do contrato e anexar o documento (obrigatoriamente em formato PDF) a ser assinado. Após preencher todos os dados, clique em Próximo para que a página de e-mails destinatários seja exibida. 

Ao preencher o número do contrato na tela anterior, os dados de locatário e fiador cadastrados no contrato já são carregados automaticamente.

Caso seja necessário alguma pessoa adicional receba ou assine o documento basta clicar no botão e adicioná-la aos destinatários. 

Caso seja preciso editar alguma informação de algum destinatário, dê dois cliques no nome da pessoa em questão que a tela de Edição de Destinatário será exibida. Após realizar as mudanças necessárias, clique em Salvar para retornar a tela anterior.

Caso seja um contrato de Imóvel, selecione a opção Imóvel no campo Origem do documento e siga o mesmo processo citado acima (selecionar o imóvel, selecionar o documento em formato pdf, etc.) 

No contrato de Imóvel são as informações de proprietários que vem listadas automaticamente segundo os dados do cadastro de imóvel:

O mesmo processo de edição de pessoa ou adição de destinatário citado no exemplo de contrato de locação também são válidas aqui. Caso alguma outra pessoa também seja destinatária do documento basta clicar no botão  para adicioná-la à lista de destinatários. 

Após fazer todas as modificações necessárias, clique em Enviar para que o envelope seja enviado a plataforma ClickSign e para os destinatários:

Campos de Edição de Destinatário 

Tipo pessoa: dita qual o papel da pessoa no contrato em questão. As opções são proprietário, locatário, fiador, cônjuge, responsável imobiliária e outros. 

Tipo de envio: determina o tipo do documento. Existem apenas uma opção: 

Assinatura necessária: é obrigatório que o destinatário assine. O processo não poderá ser concluído se o destinatário for marcado como assinatura necessária mas não assinar o documento. Se isso ocorrer, o processo ficará travado até que ele assine. 

Acompanhamento do envio de envelopes no Imobiliária21 

Após criar os envelopes, é possível acompanhar o status dos envios pela tela de acompanhamento.

Para acompanhar, selecione qual foi a origem do documento gerado (contrato ou imóvel) e, posteriormente, selecione o número do envelope gerado. Veja como exemplo o envelope de teste criado no exemplo anterior:

Veja a seguinte tela de acompanhamento:

Observe que todos os destinatários tiveram os e-mails enviados. Checando o e-mail enviado pela ClickSign para o e-mail destinatário: 

Para que o destinatário assine, clique no e-mail e depois em Visualizar para assinar: 

Ao clicar em Visualizar para assinar, uma aba será aberta no navegador redirecionando para a plataforma de assinatura eletrônica. Nesse endereço, o documento aparecerá para assinatura. Clique em Assinar.

Um novo e-mail será encaminhado informando o Token para validação da assinatura e uma nova tela será aberta.

Se os dados não estiverem preenchidos no Imobiliária21, o cliente, obrigatoriamente, precisará preencher os dados de CPF e Data de Nascimento. Após o preenchimento dos dados, clique em Avançar.

Copie o token enviado ao e-mail do destinatário e cole no campo solicitado e Finalizar. 

A seguinte tela será exibida e um e-mail com o comprovante de assinatura será enviado, constando os dados.

Finalização da assinatura pelo ClickSign 

Para finalizar as assinaturas, será necessário entrar no site da Clicksign com o login e seguir os passos:

Na parte esquerda, clique em Documentos e aparecerá a pasta com o nome e código conforme cadastro no Imobiliária21. Clique em cima do nome da pasta e aparecerá o documento enviado.

Clique em cima do nome do documento e apresentará a seguinte página:

1 - Corresponde ao nome do documento enviado e o período que ficará disponível para recolher as assinaturas; 

2 - Finalizar: se todas as assinaturas estiverem sido efetuadas, clique em finalizar para concluir o processo; 

Cancelar: se tiver ocorrido algum problema de assinatura ou com a documentação, esta opção permite cancelar a documentação enviada ao destinatário, e invalidar o link. Se optar por excluir a documentação da fila, será necessário efetuar este processo primeiro. 

Baixar: nesta opção é possível baixar o documento original enviado ao destinatário, baixar o documento assinado ou baixar a original e assinado. 

3 - Lista as informações dos Signatários, assinou ou está para assina. Se assinado, mostra as informações obrigatórias como verificação do CPF, Data de Nascimento, etc. A assinar, ficar com o ícone de relógio alaranjado aguardando. 

Acompanhamento do status da assinatura no Imobiliária21 

A tela de Acompanhamento do Envelope possui quatro status:

1. Running: em processamento; 

1. Closed: finalizado com sucesso; 

1. Canceled: quando o documento estiver cancelado; 

1. Deleted: quando o documento tiver sido excluído. 
   

Todas as informações são atualizadas no Imobiliária21 conforme o documento estiver no site da ClickSign. 

Regras adicionais relativas a envio de envelopes no Imobiliária21 

É obrigatório que todos os destinatários do envelope possuam e-mail cadastrados no Imobiliária21; 

É obrigatório seus dados de Cliente estejam devidamente preenchidos no Imobiliária21. Se não tiver, acesse Sistema > Cliente, para identificação da pasta na ClickSign; 

Apenas documentos PDF podem ser enviados a plataforma ClickSign utilizando o Imobiliária21; 

Ao enviar o documento pelo Imobiliária21 é obrigatório que o nome do destinatário possua Nome e Sobrenome.